Cómo utilizar las revisiones compartidas en Adobe Acrobat CS6

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Por Jennifer Smith, Christopher Smith, Fred Gerantabee

Puede utilizar Comentarios compartidos en Adobe Acrobat CS6 para colaborar y compartir comentarios rápidamente sin necesidad de guardar archivos y adjuntarlos a un mensaje de correo electrónico o cargarlos en un servidor. Cuando utiliza Revisiones compartidas, los comentarios se cargan en una ubicación central y se comparten con otros usuarios, que pueden acceder a ellos mientras trabajan en el mismo documento.

Necesitará un ID de Adobe y una conexión a Internet. Puede obtener un ID de Adobe (si aún no lo tiene) cuando se le pida que inicie sesión en el sitio web de Acrobat.com.

Para iniciar una revisión compartida con Acrobat X, siga estos pasos:

  1. Si el documento ya está abierto, asegúrese de que esté guardado antes de proceder para que todos los comentarios o modificaciones que haya realizado en el PDF se capturen antes de compartir el documento.
  2. Se abre el cuadro de diálogo Enviar para revisión compartida.
  3. En el cuadro de diálogo Enviar para revisión compartida, seleccione la opción Descarga y seguimiento automáticos de comentarios con Acrobat.com y, a continuación, haga clic en Siguiente: se le pedirá que inicie sesión en Acrobat.com con un ID de Adobe. Si no tiene un ID de Adobe, puede crear uno en este momento. al elegir almacenar los comentarios en Acrobat.com, no tendrá que configurar un servidor en su casa u oficina, y podrá evitar cualquier configuración técnica.
  4. Introduzca la siguiente información: En las secciones Para y CC, introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea invitar a participar en la revisión de su documento. en el campo Asunto, especifique la línea de asunto del correo electrónico que invitará a los revisores a participar en el proceso de revisión de este documento. en el campo Mensaje, introduzca el texto que se incluirá en el mensaje de correo electrónico que invitará a los revisores a participar en el proceso de revisión. en la lista desplegable Nivel de acceso, seleccione la opción Acceso limitado o Acceso abierto para definir el nivel de acceso que desea proporcionar al destinatario del documento.
  5. El PDF se carga en el servidor de Acrobat.com, y los usuarios que ha invitado a participar en la revisión reciben una invitación para añadir comentarios y anotaciones al PDF.
  6. Si tiene comentarios que añadir, colóquelos en el PDF utilizando las herramientas Comentarios y Anotaciones. A continuación, haga clic en el botón Publicar comentarios que se agregó a la parte superior de la ventana del documento en el momento en que se compartió el documento para su revisión.
  7. Para revisar los comentarios añadidos por otros, abra el documento y haga clic en el botón Buscar nuevos comentarios situado en la parte superior de la ventana del documento Esta opción sólo está disponible después de que se haya cargado un documento para una revisión compartida. Los usuarios que reciben el PDF como parte de la revisión compartida también necesitan comprobar si hay comentarios y publicarlos utilizando botones similares en la parte superior de la ventana de su documento.

Si se desconecta de Internet o pone el equipo en suspensión, se pierde la conexión con el servidor de Acrobat.com. Si esto ocurre, haga clic en el botón Reconectar con el servidor en la parte superior de la ventana del documento. Este botón sólo aparece dentro de un documento que se ha compartido para su revisión.

Los documentos PDF compartidos mediante revisiones compartidas pueden descargarse y compartirse con otros usuarios, así que compártalos sólo con los usuarios en los que confíe y no envíe información confidencial si le preocupa que no deba compartirse.

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