Cómo utilizar la ficha Documentos en Salesforce

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Por Liz Kao, Jon Paz

Antes de añadir contenido de Salesforce, puede almacenar archivos en Salesforce en la ficha Documentos. Aunque no es tan sólida como el Contenido, la pestaña Documentos sigue estando disponible y es útil de muchas maneras. Por ejemplo, puede alojar imágenes referenciadas en plantillas de correo electrónico, aplicaciones personalizadas, campos e incluso sitios Force.com en la ficha Documentos. Por lo general, estos archivos no cambian con frecuencia y, definitivamente, no es necesario colaborar en ellos, por lo que puede seguir almacenándolos haciendo clic en la ficha Documentos.

También puede pensar en la ficha Documentos como un lugar donde los administradores del sistema guardan los archivos. Sin embargo, si necesita la capacidad de previsualizar archivos, colaborar en ellos con Chatter o almacenar archivos más grandes, estos archivos pertenecen a Salesforce Content.

Creación de carpetas en la Biblioteca de documentos

Para crear una carpeta de documentos, primero debe tener el permiso Administrar documentos públicos. (Si no está seguro de tenerlo, puede averiguarlo rápidamente viendo si ha pasado el Paso 1 en la siguiente lista. Si no puede superar el Paso 1, pida ayuda a su administrador.) Para continuar, vaya a la ficha Documentos y siga estos pasos:

  1. Haga clic en el enlace Crear nueva carpeta bajo el encabezado Carpetas de documentos. Aparece una página Nueva carpeta de documento.
  2. Escriba un nombre para la carpeta en el campo Carpeta de documento.
  3. Utilice la lista desplegable Acceso a la carpeta pública para seleccionar los derechos de acceso.
  4. Haga clic en los botones de selección para seleccionar quién debe tener acceso a la carpeta.
  5. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar. Aparece la página Documentos de nombre de carpeta, y puede empezar a agregar nuevos documentos a su nueva carpeta.

Añadir documentos

Antes de que los representantes puedan empezar a utilizar documentos en Salesforce, usted o alguien de su empresa debe primero añadir los documentos a la biblioteca de documentos.

Cuando se cargan documentos, el límite de tamaño de archivo en cualquier archivo individual es de 5MB. Para algunas empresas, este puede ser el tamaño promedio de una presentación de PowerPoint o un archivo PDF con gráficos, así que planifique en consecuencia.

Para añadir un documento y cargar su archivo, inicie sesión en Salesforce y siga estos pasos:

  1. Haga clic en el signo más en la parte superior derecha de las fichas y, a continuación, seleccione Documentos. Aparece la página Cargar nuevo documento.
  2. Escriba un nombre para el archivo en el campo Nombre del documento. Si desea que el nombre del documento coincida exactamente con el nombre del archivo, deje este campo en blanco. Después de seleccionar el archivo, el nombre del archivo se completa automáticamente con el campo Nombre del documento vacío.
  3. Seleccione la casilla Sólo para uso interno sólo si desea que este documento sea confidencial. Si selecciona esta casilla de verificación, no modifica el acceso al documento, pero marca a los usuarios finales para que no envíen el archivo fuera de la empresa.
  4. Active la casilla de verificación Imagen disponible externamente sólo si está cargando una imagen que va a enviar en plantillas de correo electrónico HTML a personas que deberían verla sin tener que iniciar sesión en Salesforce para verla. Por ejemplo, los logotipos o membretes de pie de página deben tener seleccionada esta casilla.
  5. Si aún no ha creado la carpeta adecuada, o si no tiene acceso de lectura y escritura a la carpeta correcta, puede almacenar primero el archivo en la carpeta Mis documentos personales y volver a archivar el documento más tarde.
  6. En el campo Descripción, escriba una breve descripción del documento.
  7. En el campo Palabras clave, escriba las palabras clave que ayudarán a sus usuarios finales a encontrar el documento. Salesforce proporciona una herramienta de búsqueda de documentos en la página principal de Documentos, por lo que debe seleccionar las palabras clave que cree que sus usuarios van a introducir Por ejemplo, si está añadiendo un estudio de caso, puede introducir palabras clave que incluyan productos relevantes, nombres de clientes, retos, etc. que los representantes de ventas puedan utilizar para establecer referencias cruzadas.
  8. En el paso Seleccionar el archivo, el botón de opción Introducir la ruta está seleccionado de forma predeterminada, por lo que sólo tiene que hacer clic en el botón Examinar para seleccionar el archivo deseado. Aparece una ventana de diálogo Seleccionar fichero.
  9. Se cierra el cuadro de diálogo y la ruta del documento se introduce en el campo Archivo para cargar.
  10. Cuando se completa la carga, la página de registro del documento vuelve a aparecer en modo Guardado con información sobre el documento y un enlace para ver el documento.

Utilización de documentos

Después de crear documentos en Salesforce, puede utilizarlos de varias maneras en el transcurso de su venta. Puede buscar documentos en la página principal de Documentos o navegar a través de sus carpetas de documentos. Puede aprovechar una imagen que se cargó desde la ficha Documentos, en Plantillas de correo electrónico. Si es administrador, también puede personalizar el logotipo en la esquina superior izquierda de Salesforce con una imagen cargada, siempre que tenga un máximo de 20 KB y 300 píxeles de ancho por 55 píxeles de alto.

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