Cómo utilizar el Gestor de escenarios en Excel 2013

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Por Greg Harvey

La opción Administrador de escenarios de Excel 2013 en el menú desplegable del botón Análisis Y si… de la ficha Datos de la cinta le permite crear y guardar conjuntos de diferentes valores de entrada que producen diferentes resultados calculados, denominados escenarios. Debido a que estos escenarios se guardan como parte del libro de trabajo, puede utilizar sus valores para reproducir qué pasaría si simplemente abriendo el Administrador de Escenarios y haciendo que Excel muestre el escenario en la hoja de trabajo.

Después de configurar los distintos escenarios para una hoja de cálculo, también puede hacer que Excel cree un informe de resumen que muestre tanto los valores de entrada utilizados en cada escenario como los resultados que producen en la fórmula.

Cómo configurar los distintos escenarios en Excel 2013

La clave para crear los distintos escenarios de una tabla es identificar las distintas celdas de los datos cuyos valores pueden variar en cada escenario. A continuación, seleccione estas celdas (conocidas como celdas changing) en la hoja de trabajo antes de abrir la ventana de diálogo Scenario Manager haciendo clic en Data→What-If Analysis→Scenario Manager en la cinta o pulsando Alt+AWS.

Abajo, verá la tabla Pronóstico de ventas 2014 después de seleccionar las tres celdas de cambio en la hoja de trabajo – H3 llamado Crecimiento_de_Ventas, H4 llamado COGS (Costo de los bienes vendidos), y H6 llamado Gastos – y luego abrir la ventana de diálogo Administrador de escenarios (Alt+AWS).

Vamos a crear tres escenarios usando los siguientes conjuntos de valores para las tres celdas cambiantes:

  • Caso más probable en el que el porcentaje de crecimiento de ventas es del 5%, el costo de ventas es del 20% y los gastos del 28%.
  • El mejor caso en el que el porcentaje de crecimiento de ventas es del 8%, el costo de ventas es del 18% y los gastos son del 20%.
  • En el peor de los casos, donde el porcentaje de crecimiento de ventas es del 2%, el costo de ventas es del 25% y los gastos del 35%.

Para crear el primer escenario, haga clic en el botón Añadir del cuadro de diálogo Administrador de escenarios para abrir el cuadro de diálogo Añadir escenario, introduzca el caso más probable en el cuadro Nombre del escenario y, a continuación, haga clic en Aceptar. (Recuerde que las tres celdas actualmente seleccionadas en la hoja de trabajo, H3, H4, y H6, ya están listadas en el cuadro de texto Cambiando Celdas de esta caja de diálogo.)

Excel muestra la ventana de diálogo Valores de escenario en la que se aceptan los siguientes valores ya introducidos en cada uno de los tres cuadros de texto (de la tabla Previsión de ventas 2014), Crecimiento_de_ventas, Precio de coste y Gastos, antes de hacer clic en el botón Añadir:

  • 0,05 en el cuadro de texto Crecimiento_Ventas
  • 0.2 en el cuadro de texto COGS
  • 0.28 en el cuadro de texto Gastos

Asigne siempre nombres de rango a las celdas de modificación antes de empezar a crear los distintos escenarios que los utilizan. De este modo, Excel siempre muestra los nombres de rango de las celdas en lugar de sus direcciones en la ventana de diálogo Valores de escenario.

Después de hacer clic en el pulsador Añadir, Excel vuelve a mostrar la ventana de diálogo Añadir escenario, en la que se introduce el mejor caso en la ventana de diálogo Nombre de escenario y los valores siguientes en la ventana de diálogo Valores de escenario:

  • 0,08 en el cuadro de texto Crecimiento_Ventas
  • 0.18 en el cuadro de texto COGS
  • 0.20 en el cuadro de texto Gastos

Después de hacer estos cambios, haga clic de nuevo en el botón Agregar. De este modo se abre la ventana de diálogo Añadir escenario, en la que se introduce el peor de los casos como nombre del escenario y los siguientes valores del mismo:

  • 0,02 en el cuadro de texto Crecimiento_Ventas
  • 0.25 en el cuadro de texto COGS
  • 0.35 en el cuadro de texto Gastos

Debido a que éste es el último escenario que desea agregar, haga clic en el botón Aceptar en lugar de Agregar. Al hacer esto se abre de nuevo la ventana de diálogo Administrador de escenarios, esta vez mostrando los nombres de los tres escenarios – Caso más probable, Mejor Caso y Peor Caso – en su caja de lista de Escenarios.

Para que Excel conecte los valores cambiantes asignados a cualquiera de estos tres escenarios en la tabla Pronóstico de ventas 2014, haga clic en el nombre del escenario en este cuadro de lista seguido del botón Mostrar.

Después de añadir los distintos escenarios para una tabla en la hoja de cálculo, no olvide guardar el libro de trabajo después de cerrar la ventana de diálogo Administrador de escenarios. De esta manera, tendrá acceso a los distintos escenarios cada vez que abra el libro de trabajo en Excel, simplemente abriendo el Administrador de Escenarios, seleccionando el nombre del escenario y haciendo clic en el botón Mostrar.

Cómo producir un informe resumido de Excel 2013

Después de añadir sus escenarios a una tabla en una hoja de cálculo, puede hacer que Excel produzca un informe de resumen. Este informe muestra los valores de modificación y los valores resultantes no sólo para todos los escenarios que ha definido, sino también para los valores actuales que se introducen en las celdas de modificación de la tabla de la hoja de cálculo en el momento de generar el informe.

Para generar un informe de resumen, abra la ventana de diálogo Administrador de escenarios (Data→What-If Analysis→Scenario Manager o Alt+AWS) y, a continuación, haga clic en el botón Resumen para abrir la ventana de diálogo Resumen de escenarios.

Esta ventana de diálogo le ofrece la posibilidad de crear un Resumen de escenario (estático) (por defecto) y un Informe de tabla pivotante de escenario (dinámico). También puede modificar el rango de celdas de la tabla que se incluye en la sección Celdas de resultado del informe de resumen ajustando el rango de celdas en el cuadro de texto Celdas de resultado antes de hacer clic en Aceptar para generar el informe.

Después de hacer clic en Aceptar, Excel crea el informe de resumen para los valores cambiantes en todos los escenarios (y en la hoja de trabajo actual) junto con los valores calculados en las Celdas de resultado en una nueva hoja de trabajo (denominada Resumen de escenario). A continuación, puede renombrar y reposicionar la hoja de trabajo Resumen de escenario antes de guardarla como parte del archivo del libro de trabajo.

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