Cómo usar una contraseña de cierre en QuickBooks 2016

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Por Stephen L. Nelson

QuickBooks no requiere que usted”cierre” meses y años, como lo hacían los viejos sistemas manuales de contabilidad. (Cuando se “cerró” un período contable anterior, en realidad se puso a cero las cuentas de ingresos y gastos y se transfirió el importe neto a las cuentas de patrimonio neto del propietario).

Sin embargo, QuickBooks le permite utilizar una fecha de cierre y una contraseña. La fecha de cierre impide que alguien introduzca operaciones antes de la fecha especificada. Por ejemplo, si establece una contraseña de cierre, alguien debe proporcionarla antes de introducir una operación o de modificar una operación con fecha anterior a la fecha de cierre.

Si no establece una contraseña de cierre, se avisa a alguien que intenta introducir o modificar una transacción con fecha anterior a la fecha de cierre, pero esa persona todavía puede crear o modificar la entrada.

Para establecer una fecha de cierre, seleccione Editar → Preferencias, haga clic en el icono Contabilidad, haga clic en la ficha Preferencias de la empresa y, a continuación, haga clic en el botón Establecer fecha/contraseña para que QuickBooks muestre el cuadro de diálogo Establecer fecha de cierre y contraseña. Introduzca la fecha de cierre (probablemente el final del último año completado) en el cuadro de texto Fecha de cierre y, a continuación, introduzca la contraseña (dos veces), una vez en los cuadros de texto Contraseña de fecha de cierre y Confirmar contraseña.

Seleccione la casilla Excluir estimaciones, pedidos de cliente y pedidos de restricciones de fecha de cierre para no perder el acceso a estas transacciones como parte del cierre.

La ventana de diálogo Establecer fecha de cierre y contraseña.

No fije una fecha de cierre y una contraseña en un archivo de QuickBooks que desee enviar a su contador para que él o ella pueda preparar su declaración de impuestos. Su contador de impuestos probablemente tendrá que hacer cambios en su archivo de QuickBooks para sincronizar las cosas entre sus registros y su declaración de impuestos. Por lo tanto, desea “bloquear” el año anterior sólo después de que su declaración de impuestos esté completa.

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