Cómo usar Toodledo para administrar las tareas de tu iPad en el trabajo

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Por Galen Gruman

El Toodledo de $2.99 te da más control sobre tus tareas que los recordatorios del iPad, pero sólo se puede sincronizar con la aplicación Toodledo de tus otros dispositivos (iOS, Android y BlackBerry) o con PCs o Macs a través del sitio web de Toodledo en un navegador. Es decir, no utiliza cuentas como iCloud o Exchange para sincronizar sus datos entre sus dispositivos, sino que Toodledo utiliza su propio sitio web como hub.

Además, Toodledo no puede compartir listas de tareas. Su hoja Compartir, por ejemplo, puede compartir sólo una tarea individual (como si fuera una nota), y sólo a través de Twitter o correo electrónico. Y no puede configurar listas de tareas compartidas como lo hacen los Recordatorios.

El verdadero poder de Toodledo reside en su pantalla de Ajustes, a la que puedes acceder tocando Ajustes en la parte inferior de la pantalla. En la pantalla Opciones, se decide qué campos aparecen para las tareas:

  1. Puntee en Campos y valores predeterminados en el panel izquierdo En el panel Campos y valores predeterminados que aparece a la derecha, hay dos secciones: Campos utilizados y campos no utilizados.
  2. Arrastre los campos entre las secciones Campos utilizados y Campos no utilizados utilizando el icono Reordenar (las tres barras) para cada campo que desee mover.
  3. Puntee en el botón Tareas en la parte inferior de la pantalla cuando haya terminado para volver a la vista de tareas.

Después de configurar los campos que desea visualizar y en el orden en que desea visualizarlos, puede utilizarlos todos o parte de ellos para sus tareas. Simplemente puntee en un elemento pendiente para abrirlo; luego puntee en el campo deseado de la lista que aparece a su derecha.

Adición y eliminación de tareas

Añadir una tarea es muy sencillo:

  1. 2. Toque Agregar tarea.
  2. Escriba el título de la tarea.
  3. Toque Editar para obtener los campos disponibles y rellene los que sean relevantes para la tarea.
  4. De cualquier manera, la tarea se agrega a la lista. Puede tocar la tarea para mostrar los campos disponibles, en cuyo momento puede rellenar los que sean relevantes para la tarea.
  5. (Opcional) Introduzca una nota para la tarea en el campo Puntear para agregar nota que aparece en la parte superior derecha de la pantalla al seleccionar o crear una tarea.

Para colocar una tarea en una carpeta, utilice el campo Carpeta, que se encuentra en todos los demás campos, como Prioridad y Fecha de vencimiento.

Borrar una tarea es aún más fácil: Sólo tiene que mover el dedo hacia la izquierda sobre una tarea y puntear en el botón Eliminar que aparece.

Marcar y organizar las tareas

Al igual que con la mayoría de los gestores de tareas, sólo tiene que tocar la casilla de verificación a la izquierda de una tarea para marcarla como completada. Toque la Estrella para marcar una tarea como marcada con asterisco. (Tú decides qué significado tiene esa estrella, como “importante”, “en serio, no lo olvides” o “mi jefe quiere esto”).

Donde Toodledo se destaca es en las dos formas en que le permite gestionar la visualización de sus tareas.

En primer lugar, puede elegir qué tareas mostrar a través de los botones Todas las tareas, Lista rápida y Marcado con asterisco que se encuentran a la izquierda de la pantalla, o utilizando los cinco menús que también están disponibles allí: Prioridad, Fecha de vencimiento, Carpeta, Reciente y Búsquedas.

La función Búsquedas le permite guardar criterios de búsqueda complejos (como una combinación de prioridad, fecha de vencimiento y carpeta) para reutilizarlos más tarde, lo que supone un ahorro de tiempo en tiempo real. Pero tienes que configurar las búsquedas guardadas en el sitio web de Toodledo, no en la aplicación. Cualquier búsqueda que hayas configurado en el sitio web se mostrará al tocar el botón Buscar, si tu iPad tiene una conexión a Internet activa; toca la búsqueda guardada que quieras que Toodledo ejecute.

Por defecto, Toodledo decide por sí mismo qué tareas están marcadas como de lista caliente, es decir, las tareas que considera urgentes o importantes y, por lo tanto, desea llamarlas en una lista separada. Sin embargo, puede configurar sus reglas de lista caliente en la pantalla Configuración punteando en Valores predeterminados de lista caliente en la lista de la izquierda y, a continuación, en Ajustes diferentes en el panel de la derecha. Puede combinar el nivel de prioridad, la fecha de vencimiento y el estado de las estrellas para definir lo que se incluye en la lista caliente.

La segunda forma en que Toodledo te ayuda a mostrar tus tareas es usando los filtros. En la parte superior de la lista de tareas hay cuatro botones que le permiten controlar cómo se muestran los resultados: Mostrar, clasificar, segundo y tercer orden. Mostrar le permite decidir si desea mostrar las tareas completadas y las tareas futuras, y los tres menús Ordenar le permiten combinar hasta tres filtros, como Fecha de adición, Carpeta y Alfabético, para el orden de visualización.

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