Cómo usar Table Analyzer en Access 2016

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Por Laurie Ulrich Fuller, Ken Cook

¿No suena genial? El Analizador de Tablas de Acceso promete tomar una tabla desordenada de archivo plano (como una hoja de cálculo importada) – con todos sus datos repetitivos – y convertirla en un conjunto eficiente de tablas relacionales. Pero, como dice el refrán, las promesas hechas son promesas rotas. A menos que su archivo plano siga algunas reglas estrictas, el Table Analyzer no lo hará bien.

Una base de datos de archivo plano es aquella en la que todos los datos están en un solo archivo. Access es una base de datos relacional que permite almacenar datos en múltiples tablas para una mayor eficiencia.

A veces se obtiene un conjunto perfecto de tablas relacionales, y a veces el Table Analyzer no sugiere una nueva tabla cuando debería o sugiere una nueva tabla cuando no debería. Inténtalo y verás lo que pasa. En el mejor de los casos, funciona bien y te has ahorrado un montón de tiempo. En el peor de los casos, no funciona bien y has perdido unos minutos de tu tiempo. La mayoría de las veces, usted obtendrá algo de valor que puede necesitar ajustes. Al menos ahorraste un poco de tiempo!

El analizador funciona mejor con una tabla de archivo plano que contiene mucha información duplicada. Por ejemplo, imagine una tabla de archivo plano para una librería. Cada registro de la tabla contiene datos de deudor y datos contables. Si el mismo cliente compra seis libros, la tabla contiene seis registros separados con el nombre del cliente, su dirección y otra información duplicada en cada uno. Multiplique eso por 1,000 clientes, y tendrá precisamente el tipo de problemas de archivo plano que el analizador le encanta resolver.

Con ese pensamiento en mente, aquí está cómo invocar el Table Analyzer Wizard:

  1. Abra la base de datos y seleccione la tabla que desea evaluar en el panel de navegación.
  2. El grupo de botones Analizar aparece en la cinta.
  3. Haga clic en el botón Analizar tabla del grupo Analizar y aparecerá el cuadro de diálogo Asistente del analizador de tablas.
  4. Lea las dos primeras pantallas si lo desea (son estrictamente educativas); haga clic en Siguiente después de cada una.
  5. El nombre de la tabla que seleccionó en el panel de navegación debe estar seleccionado en la lista Tablas. Si no es así, haga clic en el nombre de la tabla que desea convertir.
  6. En el cuadro de diálogo que aparece, el asistente le pregunta si desea dejar que el asistente haga lo suyo (el asistente decidirá cómo se debe organizar la tabla de archivos planos en varias tablas) o si desea decidir qué campos ir a qué tablas.
  7. Haga clic en la opción Sí (si aún no está seleccionada) para que el asistente tenga todo el poder para decidir el destino de la mesa y, a continuación, haga clic en Siguiente Si el asistente recomienda que no divida la mesa, haga clic en el botón Cancelar y dé palmaditas en la espalda por un trabajo bien hecho. Este mensaje significa que el asistente piensa que su mesa está bien tal como está. Si el asistente divide su mesa, analizará su mesa y le mostrará sus hallazgos.
  8. Asegúrese de que la información de su tabla de archivo plano esté agrupada correctamente en tablas nuevas: Si la información está agrupada correctamente, nombre las tablas haciendo doble clic en la barra de título de cada tabla y escribiendo un nuevo nombre en el cuadro de diálogo resultante. Si la información no está agrupada correctamente, utilice el ratón para arrastrar y soltar campos de tabla en tabla y, a continuación, haga doble clic en la barra de título de cada tabla para cambiar el nombre de las tablas. El asistente creará una nueva ventana de tabla que contendrá el campo. Haga doble clic en la barra de título de la nueva tabla para cambiarle el nombre.
  9. Cuando haya terminado de organizar y asignar nombres a las tablas, haga clic en Siguiente.El asistente selecciona automáticamente un campo clave para cada tabla que considera que necesita un campo clave. Si el asistente selecciona un campo de forma incorrecta como campo clave, puede corregir el error.
  10. Si el asistente no designa correctamente un campo de clave, puedeDesignar un campo existente como campo clave seleccionando el campo y haciendo clic en el botón Establecer identificador único (se parece a una clave) Cambiar la designación de un campo clave seleccionando el campo clave adecuado y haciendo clic en el botón Establecer identificador único (se parece a una clave) Agregar un campo clave haciendo clic en el botón Agregar clave generada (contiene un signo más y una clave).
  11. El asistente le ofrece crear una consulta que se vea y actúe como su tabla original. En este punto del proceso, es posible que no vea la última pantalla del asistente como se describe en el paso 12; el asistente puede decirle que algunos de sus datos pueden ser incorrectos y que debe corregirlos. Por ejemplo, si tiene un campo País en su tabla y hay dos entradas como USA y UAS, el asistente le pedirá -o sugerirá- una corrección para el error. Por desgracia, el asistente a menudo no es muy bueno para identificar estos errores. (Podría sugerirle que cambie Bélgica a Brasil, por ejemplo.) Eche un vistazo rápido a los datos de los errores reales y siga adelante – ¡porque las “correcciones” sugeridas son a menudo incorrectas!
  12. Seleccione Sí para que el asistente cree la consulta o No para omitir la creación de la consulta. La consulta se ve y actúa como la tabla original. La tabla original se renombra con un _OLD al final, y cualquier informe y formulario utiliza la consulta (en lugar de la tabla original) automáticamente. Al seleccionar No se generan las nuevas tablas, pero se deja la tabla original con su nombre original.
  13. El asistente completa el proceso de división de la tabla de archivo plano en un conjunto de tablas relacionales.

Es poco probable que el Table Analyzer divida correctamente una base de datos de archivos planos en una base de datos relacional diseñada correctamente, especialmente si el archivo plano es complicado. Es mucho mejor llevar la base de datos a una persona calificada y dejar que ella la rediseñe apropiadamente como una base de datos relacional – ¡o averiguar cómo hacerlo usted mismo!

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