Cómo usar SharePoint Team Services con Outlook 2013

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Office 2013 Para los Explicado

Por Wallace Wang

Microsoft proporciona más de un método para usar Outlook 2013 para colaborar con otras personas. SharePoint Team Services se conecta a Outlook y le ayuda a colaborar. SharePoint es básicamente una herramienta de colaboración en línea que le ayuda a coordinar reuniones, proyectos y actividades, así como a compartir documentos con otras personas.

Pero SharePoint también puede configurar carpetas en Outlook para que pueda ver información clave (como documentos, calendarios y tareas) desde un sitio web de SharePoint, incluso cuando no esté conectado. SharePoint proporciona algunas funciones de colaboración útiles que puede utilizar con personas ajenas a su organización.

En la mayoría de los casos, no tiene la opción de usar Microsoft Exchange o SharePoint Team Services; otra persona (como el administrador del sistema) lo decide por usted. De hecho, es posible que necesite utilizar ambos productos; Outlook se conecta a Exchange y SharePoint al mismo tiempo sin ningún problema.

Lo más probable es que si alguna vez se involucra con SharePoint Team Services, lo haga porque alguien le pide que se una a un equipo compartido. Si nadie te pregunta, no necesitas pensar en ello, y puedes saltarte las siguientes secciones.

Únase a un equipo de SharePoint

La primera clave para desbloquear SharePoint es un correo electrónico que le pide que se una a un equipo de SharePoint. El mensaje es un correo electrónico ordinario que tiene su nombre de usuario, contraseña y un enlace al sitio de SharePoint.

  1. Haga clic en el enlace. su navegador web se abre a un sitio dedicado a las actividades del equipo al que se le ha pedido que se una. Cada sitio de SharePoint se ve diferente; haga clic en los enlaces del sitio para ver lo que tiene que ofrecer.
  2. Inicie sesión con el nombre y la contraseña que aparecen en el correo electrónico.

Vincular Outlook a los datos de SharePoint

Algunas partes de un sitio web de SharePoint se pueden vincular a Outlook para que la información del sitio aparezca automáticamente en Outlook. Si ve un icono en el sitio web de SharePoint denominado Conectar con Outlook, puede hacer clic en ese icono para enviar la información de esa página directamente a Outlook.

Acceso a los datos de SharePoint desde Outlook

Microsoft Office está estrechamente integrado con SharePoint. Si se le conceden los permisos adecuados, Outlook puede acceder a casi cualquier información del sitio SharePoint y mantener las versiones de los documentos almacenados en el sitio SharePoint sincronizadas con las almacenadas en sus sistemas, y viceversa.

La información que SharePoint envía a Outlook se muestra en su propio conjunto de carpetas de SharePoint. Si hace clic en el botón Correo de la barra de navegación, verá que SharePoint incluye carpetas como parte de la lista. Haga clic en cualquier carpeta de SharePoint para ver lo que hay dentro.

Estas carpetas tienen documentos compartidos, como archivos de Word, Excel y PowerPoint. Cuando selecciona un documento, aparece una vista previa del mismo en el panel de lectura: si hace doble clic en un documento, éste se abre en su propia aplicación, como Word.

Si tiene los permisos correctos, puede editar el documento sin conexión y, a continuación, enviar el documento actualizado al sitio de SharePoint con sus cambios. Sin embargo, normalmente no puede agregar nuevos elementos a las carpetas de SharePoint directamente a través de Outlook. En su lugar, normalmente agrega información a SharePoint a través de la respectiva aplicación de Microsoft Office (como Word) o cuando inicia sesión en el sitio de SharePoint con su explorador web.

Puede ver los calendarios y tareas compartidos de SharePoint en Outlook exactamente de la misma manera que ve la información de calendarios o tareas de Outlook. Aparecen en las mismas listas que sus propios calendarios y tareas; incluso puede ver calendarios compartidos junto con su propio calendario. Si tiene los permisos correctos, puede cambiar los calendarios y las tareas o crear nuevas entradas.

Por lo tanto, ¿cuándo es más probable que se ejecute en SharePoint y cuándo se utilizará Exchange? Exchange es más adecuado para la comunicación, programación y configuración de tareas entre personas que comparten el mismo sistema de correo electrónico, mientras que SharePoint es más adecuado para personas que necesitan colaborar con documentos e información compartidos, especialmente para aquellos que no comparten el mismo sistema de correo electrónico o recursos de la empresa.

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