Cómo usar QuickBooks para administrar con un presupuesto

Después de registrar su presupuesto en QuickBooks, puede comparar sus resultados financieros reales con los montos presupuestados seleccionando comandos del submenú Presupuestos y Pronósticos que QuickBooks muestra. Al elegir el comando Reports→Budgets & Forecasts, QuickBooks proporciona varios informes de presupuestación, que se describen en la siguiente lista:

  • Resumen de presupuesto: Este informe resume los importes presupuestados. Puede usarlo para ver y verificar su presupuesto.
  • Presupuesto vs. Real: Este informe le permite comparar la información de la cuenta de resultados presupuestada con la información de la cuenta de resultados real. Por lo tanto, el informe permite comparar los ingresos y gastos previstos con los ingresos y gastos reales.
  • Rendimiento del presupuesto de pérdidas y ganancias: Este informe le permite comparar sus ingresos, gastos y ganancias reales con los ingresos, gastos y ganancias presupuestados.
  • Gráfico de presupuesto vs. gráfico real Este gráfico no es un informe. Es un gráfico que muestra información presupuestada y real.
  • Resumen de pronósticos: Este informe resume una previsión de QuickBooks. Un pronóstico es básicamente una predicción sobre sus ingresos y flujo de caja futuros. Se utilizan pronósticos para hacer la planificación”qué pasaría si”.
  • Pronóstico vs. Actual: Este informe compara un pronóstico con lo que realmente sucedió.
  • La forma en que se utiliza la información de un informe de presupuestación es clave, y también el secreto para obtener valor de sus esfuerzos de presupuestación. Con un presupuesto bien construido y con sentido común, usted puede buscar variaciones entre su presupuesto y sus resultados financieros reales.

    Desea utilizar su presupuesto para detectar situaciones en las que, por ejemplo, una posición de gastos es demasiado baja, una posición de activo fijo es demasiado alta o algún número de ingreso está detrás de lo que espera. Las variaciones entre los resultados esperados y los resultados reales indican resultados inesperados. Los resultados inesperados a menudo sugieren problemas …. u oportunidades.

    Piense en los siguientes ejemplos de varianza y en lo que las varianzas pueden indicar:

  • El ingreso mensual es de $40,000 en lugar de $50,000. Los ingresos mensuales que son un 20 por ciento menores de lo esperado pueden indicar problemas con su producto, problemas con su fuerza de ventas o problemas con sus clientes. En cualquier caso, si las ventas representan sólo el 80 por ciento de lo que usted espera, probablemente necesite implementar una acción correctiva inmediata.
  • Los saldos de inventario promedian $50,000 al final del mes en lugar de $100,000 al final del mes. Tener un balance de inventario menor de lo esperado puede ser bueno o malo. El balance de inventario final que es la mitad de lo que usted espera puede indicar que está vendiendo productos mucho más rápido de lo que esperaba (y, por lo tanto, debe aumentar su inversión de inventario y la compra de inventario).
  • Los gastos de investigación y desarrollo ascienden a 50.000 dólares al año en lugar de 25.000 dólares al año. Los gastos de investigación y desarrollo que son el doble de lo que usted espera parecen ser malos. ¿Cómo puede ser bueno gastar el doble de lo que esperas en un gasto? Sin embargo, duplicar sus gastos de investigación y desarrollo puede ser bueno si está invirtiendo inesperadamente en algún nuevo producto, idea o tecnología prometedora.
  • Las ventas a una clase particular de clientes son un 50% más altas. Suponga que utiliza las clases para realizar un seguimiento de las ventas a clientes dentro y fuera del país. Si usted ve que, inesperadamente, las ventas a clientes fuera del país están un 50 por ciento por encima de lo que usted espera, esa variación puede indicar una oportunidad de vender aún más fuera del país, tal vez con más esfuerzo y energía, los clientes de fuera del país pueden convertirse en una parte aún mayor de su negocio. A veces, las variaciones identifican oportunidades que de otro modo se perderían.
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