Cómo usar QuickBooks 2010 para facturar a un cliente por tiempo

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QuickBooks 2010 ofrece dos métodos para realizar un seguimiento del tiempo que planea facturar en una factura como un artículo. Para controlar el tiempo facturable, puede utilizar la hoja de horas semanal, o puede cronometrar o registrar actividades individuales. Ninguno de los dos métodos de seguimiento del tiempo es difícil.

Uso de una hoja de horas semanal para la facturación de Quicken

Para utilizar el método de hoja de horas semanal, siga estos pasos:

  1. Seleccione Customers→Enter Time→Use Hoja de horas semanal. QuickBooks muestra la ventana Hoja de horas semanal.
  2. Introduzca el nombre del empleado, proveedor u otra persona que realiza el servicio en el cuadro de texto Nombre. Si no lo encuentra en esta lista, escriba el nombre de la persona en el cuadro y, cuando se le solicite, dígale a QuickBooks qué lista (empleado, proveedor u otros nombres) se debe agregar.
  3. Una vez que haya agregado el nombre de la persona que realiza el trabajo, utilice las columnas de la ventana de la Hoja de Horario Semanal para describir lo que está facturando, el cliente o trabajo para el que se ha realizado el trabajo, el código de servicio, una breve descripción o nota, el elemento de nómina (si está utilizando QuickBooks para la nómina), la clase (si está realizando un seguimiento de las clases) y, a continuación, las horas dedicadas al día.

Puede introducir tantas líneas como desee en la ventana de la hoja de horas semanal. Cada línea aparece por separado en una factura. La información de las notas aparece en el área de descripción de la factura. Por esta razón, desea utilizar notas apropiadas y descriptivas.

Actividades individuales facturables con QuickBook

Si desea registrar las actividades de servicio a medida que se producen, siga estos pasos:

  1. QuickBooks muestra la ventana Hora/Introducir actividad única.
  2. Al seleccionar la casilla Facturable, le indica a QuickBooks que debe mantener este registro de una actividad facturable para su posterior inclusión en una factura.
  3. Registre la fecha de la actividad en el cuadro de texto Fecha.
  4. Utilice el cuadro de texto Nombre para identificar a la persona que realiza el servicio.
  5. En el cuadro de texto Cliente: Trabajo, identifique al cliente o al trabajo para el que se está realizando el servicio.
  6. Seleccione el artículo de servicio apropiado de la lista desplegable Artículo de servicio y el artículo de nómina apropiado de la lista desplegable Artículo de nómina.
  7. (Opcional) Si está rastreando clases, de manera predecible, también puede usar la lista desplegable Clase para clasificar la actividad.
  8. Anote una breve descripción apropiada del servicio en el cuadro de texto Notas, que aparece en la factura, así que tenga cuidado con lo que escribe.
  9. Puede registrar manualmente la hora utilizando el cuadro de texto Duración para introducir la hora. O puede hacer que QuickBooks registre el tiempo que pasó en la actividad haciendo clic en el botón Inicio en la sección Duración al iniciar la actividad y haciendo clic en el botón Detener al detener la actividad. Si desea hacer una pausa en el temporizador (mientras toma una llamada telefónica, por ejemplo), haga clic en el botón Pausa.
  10. Después de describir la actividad que está realizando en la ventana Hora/Introducir actividad única, haga clic en el botón Guardar y nuevo o Guardar y cerrar para guardar la información de la actividad.

Incluir el tiempo facturable en una factura a través de QuickBooks

Para añadir tiempo y coste facturable a una factura, cree una factura estándar. Después de identificar al cliente para el que ha ingresado tiempo o costos, QuickBooks muestra un cuadro de mensaje que le pregunta si desea facturar por el tiempo o los costos. Si hace clic en Sí, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Elegir tiempo y costos facturables.

La ficha Tiempo del cuadro de diálogo Seleccionar tiempo y costes facturables muestra cada uno de los tiempos que ha registrado para un cliente:

  • Para añadir ciertos tiempos a la factura: Haga clic en la columna Usar para cada vez.
  • Para seleccionar todos los tiempos: Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Después de hacer la selección, haga clic en Aceptar. QuickBooks luego agrega cada uno de estos tiempos facturables como líneas a la factura. Esta figura muestra cómo aparece la información de tiempo facturable en la ventana Crear facturas.

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