Cómo usar la pantalla de impresión entre bastidores en Excel 2016

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Por Greg Harvey

Para ahorrar papel y salud mental, imprima su hoja de trabajo de Excel 2016 directamente desde la pantalla Imprimir en la vista Backstage de Excel haciendo clic en File→Print (o simplemente presionando Ctrl+P o Ctrl+F2). Como puede ver aquí, la pantalla Imprimir le muestra de un vistazo su configuración de impresión actual junto con una vista previa de la primera página de la impresión.

La pantalla Imprimir en la vista Tras bambalinas muestra la configuración de impresión actual y una vista previa de la impresión.

También puede agregar un botón de comando de Vista Preliminar de Impresión e Impresión a la barra de herramientas de Acceso Rápido que abre esta pantalla de Impresión en la vista Tras bambalinas. Simplemente haga clic en el botón Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido seguido de la opción Vista previa de impresión e impresión en su menú desplegable para agregar este botón al final de la barra de herramientas. A continuación, haga clic en este botón cada vez que desee obtener una vista previa de un informe antes de enviarlo a la impresora.

Puede utilizar la función Presentación preliminar en la pantalla Imprimir antes de imprimir cualquier hoja de trabajo, sección de la hoja de trabajo o libro de trabajo completo. Debido a las peculiaridades de los datos de las hojas de trabajo de paginación, a menudo es necesario comprobar los saltos de página de cualquier informe que requiera más de una página. El área de vista previa de impresión en el panel Imprimir muestra exactamente cómo se imprimirán los datos de la hoja de trabajo. Si es necesario, puede volver a la hoja de trabajo donde puede realizar cambios en la configuración de la página desde la ficha Diseño de página de la cinta antes de enviar el informe a la impresora cuando todo esté bien.

Cuando Excel muestra una página completa en el área de vista previa de impresión, apenas se puede leer su contenido. Para aumentar la vista a tamaño real para verificar algunos de los datos, haga clic en el botón Zoom a página en la esquina inferior derecha del panel Imprimir. Compruebe la diferencia aquí – usted puede ver cómo se ve la primera página del informe de cuatro páginas después de hacer clic en este botón Zoom to Page (Zoom a página).

Página 1 de un informe de cuatro páginas después de hacer clic en el botón Zoom to Page.

Después de ampliar una página a tamaño real, utilice las barras de desplazamiento para ver las nuevas partes de la página en el área de vista previa de impresión. Para volver a la vista de página completa, haga clic en el botón Zoom a página por segunda vez para deseleccionarla.

Excel indica el número de páginas de un informe en la parte inferior del área de vista previa de impresión. Si su informe tiene más de una página, puede ver las páginas siguientes haciendo clic en el botón Página siguiente a la derecha del número de página final. Para revisar una página que ya has visto, haz una copia de seguridad de una página haciendo clic en el botón Página anterior a la izquierda del número de la primera página. (El botón Página anterior está gris si está en la primera página).

Para mostrar los marcadores que indican los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior actuales junto con los anchos de columna, haga clic en el botón Mostrar márgenes a la izquierda inmediata del botón Zoom a página. A continuación, puede modificar los anchos de columna y los márgenes de página arrastrando el marcador correspondiente.

Cuando termine de previsualizar el informe, la pantalla Imprimir le ofrece las siguientes opciones para modificar determinadas opciones de impresión antes de enviarlo a la impresora:

  • Imprimir con el cuadro combinado Número de copias: Se usa para imprimir el informe de la hoja de cálculo utilizando la configuración de impresión actual que aparece en el panel. Utilice el cuadro combinado para indicar el número de copias que desea cuando necesite imprimir varias copias.
  • Botón desplegable de la impresora: Se usa para seleccionar una nueva impresora o fax para enviar el informe de la hoja de cálculo cuando hay más de un dispositivo instalado. (Excel muestra automáticamente el nombre de la impresora que está instalada como impresora predeterminada en Windows

.

  • )
  • Botones desplegables de configuración: Estos incluyen un botón desplegable Imprimir qué con los cuadros combinados de Páginas concomitantes: Utilice el botón desplegable Imprimir qué para elegir entre imprimir sólo las hojas de trabajo activas (seleccionadas) en el libro de trabajo (el predeterminado), todo el libro de trabajo, la selección de celdas actual en la hoja de trabajo actual y la tabla seleccionada actualmente en la hoja de trabajo actual.

Debajo de los cuadros combinados, encontrará botones de la lista desplegable para imprimir en ambos lados de cada página del informe, compaginar las páginas del informe y cambiar la orientación de la página de Vertical (alineada con el lado corto) a Horizontal (alineada con el lado largo). Además, puede seleccionar un tamaño de papel basado en las capacidades de su impresora que no sean la letra 8.5″ x 11″ predeterminada, y personalizar el tamaño de los márgenes del informe (superior, inferior, izquierdo y derecho, así como los márgenes de cualquier encabezado y pie de página).

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