Cómo usar la herramienta QuickBooks Online Client Collaborator Tool

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Por Elaine Marmel

QuickBooks Online y QuickBooks Online Accountant contienen una herramienta llamada Client Collaborator que usted puede usar para comunicarse con su cliente sobre transacciones existentes. El Cliente Colaborador es una herramienta bidireccional; usted o su cliente pueden enviar un mensaje y el destinatario del mensaje puede responder. Piense en el Cliente Colaborador como una forma de enviar un mensaje de texto utilizando QBOA o QBOA.

Usted puede comunicarse sobre ciertos tipos de transacciones, pero no sobre otros. En general, se puede comunicar sobre transacciones de contabilización como facturas, recibos, pagos a clientes, cheques a proveedores y transacciones de tarjeta de crédito. Pero no encontrará el botón Conversación al que se hace referencia en esta sección en las ventanas para transacciones en efectivo y no relacionadas con la contabilización, como recibos de ventas, transacciones de gastos, gastos facturables, cargos retrasados, notas de crédito y ventanas relacionadas con cheques de pago y nómina.

Aunque usted o su cliente pueden iniciar la mensajería, comience desde la interfaz de QBOA y envíe un mensaje a un cliente. Siga estos pasos:

  1. Abrir la empresa cliente.
  2. Abra la transacción que cuestiona.
  3. En la esquina superior derecha de la ventana de la transacción, haga clic en el botón Conversación.Crear un mensaje a un cliente.QBOA muestra la parte inferior del mensaje, que contiene una sección de Actividades.
  4. En la sección Actividades, haga clic en la lista desplegable para seleccionar un destinatario del mensaje.
  5. Escriba su mensaje.
  6. Haga clic en Post.QBOA envía un mensaje de correo electrónico al destinatario y el mensaje publicado aparece en la parte inferior de la sección Actividades, junto con la fecha y la hora en que se publicó el mensaje.

Cuando el destinatario del mensaje abre el correo electrónico, aparece un mensaje como el que se muestra, explicando que se ha publicado un mensaje relativo a una transacción concreta en la empresa QBO del destinatario.

Un mensaje de correo electrónico generado por la herramienta Cliente Colaborador.

Para ver el mensaje y responder, el destinatario puede hacer clic en el enlace del mensaje; el enlace muestra inicialmente la página de inicio de sesión de QBO para que el cliente pueda iniciar sesión en su empresa. Si su cliente inicia la conversación, aparece la página de inicio de sesión de QBOA.

Una vez que el cliente inicia sesión, el botón Conversación aparece en la esquina superior derecha de la página principal de la compañía QBO, junto al icono de Equipo. El botón Conversación contiene el número 1, indicando que el cliente tiene un mensaje, y el cliente puede hacer clic en el botón Conversación para ver el mensaje.

Cuando existen mensajes, el botón Conversación muestra el número de mensajes en espera.

Si el cliente hace clic en el mensaje, se abre la transacción desde la que se originó el mensaje. A continuación, el cliente puede desplazarse hasta la parte inferior del mensaje y, en el área de Actividades, responder al mensaje seleccionando un destinatario, escribiendo un mensaje y publicándolo. El Cliente Colaborador continúa el proceso, enviando una notificación por correo electrónico de un mensaje al destinatario, que hace clic en el enlace del mensaje para abrir la empresa y leer y responder. La conversación del mensaje sigue apareciendo en la parte inferior de la transacción.

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