Cómo usar la configuración de QuickBooks 2015 Express

QuickBooks 2015 le ofrece un proceso de instalación muy rápido en comparación con otros programas de software de contabilidad e incluso con versiones anteriores del software QuickBooks. Básicamente, rellenará algunas casillas y hará clic en algunos botones, y, voilà, descubrirá que ha configurado en gran medida QuickBooks.

1Elija utilizar la configuración rápida.

Con el primer cuadro de diálogo de QuickBooks Setup en pantalla, haga clic en el botón Inicio rápido. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Cuéntenos acerca de su empresa.

2Especifique el nombre de la empresa.

El nombre que especifique aparece en los informes de QuickBooks y en las facturas que envía a sus clientes. Por lo tanto, desea utilizar su nombre comercial “real”. Y si su negocio está incorporado o formado como una compañía de responsabilidad limitada (LLC), usted quiere usar el sufijo o acrónimo correcto en su nombre.

3Identifique su industria.

Cuando usted escribe algo en el campo Industria, QuickBooks convierte el cuadro en una lista desplegable que muestra las industrias que reconoce. Puede elegir una industria de esta lista.

Sea considerado y cauteloso con la industria que usted especifique. QuickBooks establece un plan de cuentas inicial para usted basado en la industria.

4Identifique la declaración de impuestos que presenta y su número de identificación del contribuyente.

Utilice el campo Tipo de empresa para especificar la declaración de impuestos que presenta su empresa. Usted puede hacer clic en ese campo y luego seleccionar de la lista que QuickBooks proporciona.

La lista de opciones de declaración de impuestos de QuickBooks incluye sólo dos opciones para las LLC: las LLC de un solo miembro que presentan sus impuestos en la declaración de impuestos 1040 del propietario de la LLC, y las LLC de varios miembros que presentan sus impuestos como una sociedad mediante el uso de una declaración de impuestos 1065.

Sin embargo, una LLC también puede presentar sus impuestos como una corporación S o una corporación C regular. Seleccione la opción apropiada.

Utilice el campo Número de identificación fiscal para proporcionar el número de identificación del contribuyente de su empresa. Si usted es un propietario único sin empleados, su número de identificación fiscal puede ser su número de Seguro Social. En todos los demás casos, su número de identificación del contribuyente es su número de identificación del empleador.

5Indique si la empresa emplea a personas.

Tenga en cuenta que un propietario único no es un empleado en su propio negocio. Además, los socios remunerados por el trabajo realizado en una empresa tampoco son empleados. A los socios, por ejemplo, no se les paga un salario, sino algo llamado pagos garantizados.

6Haga clic en el botón Continuar. En la página siguiente, proporcione la información de contacto de su empresa.

Cuando QuickBooks muestre el cuadro de diálogo Introducir la información de contacto de su empresa, verifique que el nombre comercial correcto aparezca en el campo Nombre legal. A continuación, rellene el resto de la dirección y la información de contacto.

Si alguna vez decide que desea cambiar alguna información que introdujo en una página anterior del cuadro de diálogo Configuración de QuickBooks, sólo tiene que hacer clic en el botón Atrás para realizar una copia de seguridad.

7Cree el archivo de datos de QuickBooks.

Después de proporcionar la información de contacto comercial solicitada por QuickBooks, haga clic en el botón Crear archivo de la empresa. QuickBooks crea el archivo de datos que utilizará para almacenar su información financiera. Cuando QuickBooks termina de crear su archivo, muestra el cuadro de diálogo ¡Usted tiene un archivo de la empresa!

8Identifique a sus clientes, proveedores y empleados.

Con el cuadro de diálogo ¡Usted tiene un archivo de empresa! que aparece, haga clic en el botón Agregar a las personas con las que hace negocios. QuickBooks muestra otro cuadro de diálogo que pregunta: “Por casualidad, ¿los nombres y direcciones de los contactos se almacenan electrónicamente en algún otro lugar como Microsoft Outlook o Google Gmail?

Si usted tiene el nombre del contacto y la información de la dirección almacenados en algún otro lugar que QuickBooks recuperará: Haga clic en el botón correspondiente y siga las instrucciones en pantalla.

De lo contrario: Haga clic en el botón Pegar desde Excel o Entrar manualmente y luego Continuar.

Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Agregar personas con las que hace negocios, utilice las filas de la hoja de trabajo mostrada para describir a sus clientes, proveedores y empleados. Para introducir un contacto en la siguiente fila vacía

Seleccione el botón de opción Cliente, Proveedor o Empleado (según corresponda).

Describa el contacto utilizando los campos proporcionados. Cada contacto va a su propia fila.

Haga clic en el botón Continuar dos veces cuando termine de identificar a sus contactos para volver al cuadro de diálogo ¡Usted tiene un archivo de empresa!

En la primera columna Nombre, que se utiliza para clientes y proveedores, proporcione un nombre abreviado o un apodo para un contacto. Usará lo que especifique en la columna Nombre dentro de QuickBooks para referirse al contacto, de modo que quiera usar algo corto y dulce.

Si agrega algún cliente o proveedor, QuickBooks le preguntará sobre los saldos pendientes. Usted no necesita preocuparse por esto en este punto del proceso de configuración de QuickBooks.

9Identifique los artículos que vende.

Con el cuadro de diálogo ¡Usted tiene un archivo de empresa! que aparece, haga clic en el botón Agregar los productos y servicios que vende. QuickBooks muestra otro cuadro de diálogo que pregunta qué tipo de cosas desea describir: servicios, cosas que usted rastrea en el inventario, cosas que son inventario pero que usted no rastrea, y así sucesivamente. Haga clic en el botón correspondiente.

Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Agregar los productos y servicios que vende, utilice las filas de la hoja de trabajo mostrada para describir un producto o servicio. Para cualquier artículo, siempre tendrás que introducir un nombre, una descripción y un precio. Para algunos elementos, sin embargo, puede especificar detalles mucho mayores que esta información esquelética. Haga clic en el botón Continuar cuando termine de identificar sus productos y servicios.

10Describa su(s) cuenta(s) bancaria(s).

Con el cuadro de diálogo ¡Usted tiene un archivo de empresa! que aparece, haga clic en el botón Agregar cuentas bancarias. Cuando QuickBooks muestre el cuadro de diálogo Agregar sus cuentas bancarias, utilice la hoja de trabajo para describir cada cuenta bancaria de su empresa: su nombre, número de cuenta, saldo en la fecha de conversión y la fecha de conversión real. Haga clic en el botón Continuar cuando termine de identificar sus cuentas bancarias.

11Comience a trabajar con QuickBooks.

Con el cuadro de diálogo ¡Usted tiene un archivo de empresa! mostrado, haga clic en el botón Iniciar trabajo. QuickBooks muestra la ventana del programa QuickBooks. Estás acabado.

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