Cómo usar escenarios en Excel 2016

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Por Greg Harvey

Excel 2016 le permite crear y guardar conjuntos de valores de entrada que producen diferentes resultados como escenarios con la opción Administrador de escenarios en el menú desplegable del botón Análisis Y si… en la ficha Datos de la cinta. Un escenario consiste en un grupo de valores de entrada en una hoja de trabajo a la que se asigna un nombre, como Mejor Caso, Peor Caso, Más Probable Caso, etc.

A continuación, para reutilizar los datos de entrada y ver los resultados que producen en la hoja de trabajo, simplemente seleccione el nombre del escenario que desea utilizar y Excel aplicará los valores de entrada almacenados en ese escenario a las celdas apropiadas de la hoja de trabajo. Después de crear los diferentes escenarios para una hoja de trabajo, también puede utilizar el Gestor de escenarios para crear un informe de resumen que muestre tanto los valores de entrada almacenados en cada escenario como los resultados clave producidos por cada uno.

Al crear un escenario para la hoja de trabajo, se crea una hoja de cálculo que utiliza ciertas celdas que cambian en cada escenario (lo suficientemente apropiadas, llamadas celdas cambiantes). Para facilitar la identificación de las celdas de modificación en cada escenario que cree (especialmente en cualquier informe de resumen de escenario que genere), debe asignar nombres de rango a las variables de la hoja de cálculo con los botones de comando Name a Range o Create from Selection de la ficha Fórmulas de la cinta antes de crear sus escenarios.

Para crear sus escenarios con el Gestor de escenarios, siga estos pasos:

  1. Recuerde que puede seleccionar celdas no adyacentes en la hoja de trabajo manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en ellas.
  2. Haga clic en el botón de comando Análisis Y si… de la ficha Datos de la cinta y, a continuación, haga clic en Administrador de escenarios en su menú desplegable o pulse Alt+AWS.
  3. Haga clic en el botón Agregar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios Esta acción abre el cuadro de diálogo Agregar escenario, similar al que se muestra. La ventana de diálogo Añadir escenario contiene una ventana de texto Nombre de escenario, en la que se da al nuevo escenario un nombre descriptivo como Mejor caso, Caso más probable, etc. Esta caja de diálogo también contiene una caja de texto Cambiando Celdas que contiene las direcciones de las celdas variables que usted seleccionó en la hoja de trabajo, una caja de comentario que contiene una nota con su nombre y la fecha actual, para que usted siempre sepa cuándo creó el escenario en particular, y cajas de verificación de Protección que evitan que los usuarios hagan cambios y/o le permiten ocultar el escenario cuando la hoja de trabajo está protegida.
  4. Escriba un nombre descriptivo para el nuevo escenario en el cuadro de texto Nombre del escenario. Puede modificarlos si es necesario haciendo clic en el cuadro de texto Cambiar celdas y luego haciendo clic en las celdas de la hoja de trabajo mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. También puede editar la nota en el cuadro Comentario si desea agregar más información acerca de sus suposiciones como parte del nuevo escenario Por defecto, Excel protege un escenario de los cambios cuando activa la protección para la hoja de trabajo de modo que no pueda editar o eliminar el escenario de ninguna manera. Si desea que Excel también oculte el escenario cuando la protección de la hoja de trabajo está activada, haga clic en la casilla Ocultar. Si no desea proteger u ocultar el escenario cuando la protección de la hoja de trabajo está activada, haga clic en la casilla de verificación Evitar cambios para quitar la marca de verificación y deje la casilla Ocultar tal cual.
  5. En la sección Protección del cuadro de diálogo Agregar escenario, seleccione el tipo de protección de escenario que necesita, si la hay, con las casillas Evitar cambios y Ocultar.
  6. Esta acción cierra la ventana de diálogo Añadir escenario y, a continuación, abre la ventana de diálogo Valores de escenario, similar a la que se muestra. La ventana de diálogo Valores de escenario numera y muestra el nombre del rango (suponiendo que ha nombrado cada una de las celdas), seguido del valor actual para cada uno de los valores de modificación que seleccionó en la hoja de trabajo antes de empezar a definir los diferentes escenarios de la hoja de cálculo.especificar los valores de modificación en la ventana de diálogo Valores de escenario Puede aceptar los valores mostrados en la ventana de texto de cada celda de modificación si se ajusta al escenario actual que está definiendo, o bien puede aumentarlos o reducirlos en la medida en que sea necesario para que reflejen las suposciones del escenario.
  7. Compruebe los valores en el cuadro de texto de cada celda de cambio y modifique los valores según sea necesario Ahora está listo para cerrar el cuadro de diálogo Valores de escenario, que completa la definición del nuevo escenario.
  8. Esta acción cierra la ventana de diálogo Valores de escenario y le devuelve a la ventana de diálogo Añadir escenario, donde puede definir una nueva denominación de escenario para las celdas changing.
  9. Después de terminar de definir todos los diferentes escenarios que desea aplicar a los valores cambiantes en la hoja de cálculo, puede cerrar la ventana de diálogo Valores de escenario y, a continuación, volver a la ventana de diálogo Administrador de escenarios, donde puede utilizar el botón Mostrar para ver cómo el uso de diferentes conjuntos de valores cambiantes afecta a la hoja de cálculo.
  10. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Agregar valores y, a continuación, haga clic en el botón Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

Cuando vuelva a la ventana de diálogo Administrador de escenarios, los nombres de todos los escenarios que ha añadido aparecerán en la ventana de lista Escenarios. Por ejemplo, en la figura, se puede ver que tres escenarios -Más Probable, Mejor Caso y Peor Caso- están ahora listados en el cuadro de lista Escenarios.

Para mostrar un escenario en particular en la hoja de trabajo que utiliza los valores que introdujo para las celdas de modificación, simplemente haga doble clic en el nombre del escenario en este cuadro de lista o haga clic en el nombre y luego haga clic en el botón de comando Mostrar. La figura muestra los resultados en la hoja de trabajo de pronóstico de muestra después de mostrar el escenario del Peor Caso.

Hoja de cálculo después de mostrar el escenario del Peor Caso.

Si, después de crear los escenarios para su hoja de trabajo, encuentra que necesita utilizar valores de entrada diferentes o desea añadir o eliminar escenarios, puede tratar los escenarios en la ventana de diálogo Administrador de escenarios.

Para modificar el nombre del escenario y/o los valores de entrada asignados a las celdas changing de ese escenario, haga clic en el nombre del escenario en la lista Escenarios y, a continuación, haga clic en el botón Tratar para que pueda realizar las modificaciones apropiadas en la ventana de diálogo Tratar escenario.

Para eliminar un escenario de una hoja de trabajo, seleccione el nombre del escenario en el cuadro de lista Escenarios y, a continuación, haga clic en el botón Eliminar. Tenga en cuenta, sin embargo, que si elimina un escenario por error, no podrá restaurarlo con el comando Deshacer. En su lugar, debe volver a crear el escenario utilizando el botón de comando Añadir como se ha descrito anteriormente.

También puede combinar escenarios de otros ficheros de libro de trabajo de Excel que estén abiertos. (Por supuesto, los libros de trabajo deben compartir el mismo diseño de hoja de cálculo y las mismas celdas de cambio.) Para fusionar un escenario en la hoja de trabajo actual de otro libro de trabajo, haga clic en el botón Combinar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios y, a continuación, seleccione el libro de trabajo en el cuadro de lista desplegable Libro y la hoja de trabajo en el cuadro de lista desplegable Hoja antes de hacer clic en Aceptar. Excel copia todos los escenarios definidos para esa hoja de trabajo y los fusiona con cualquier escenario que haya definido para la hoja de trabajo actual.

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